La transaction répétitive, aussi appelée transaction récurrente, possède sa propre fenêtre, semblable à celle du Journal Général. Voici comment créer une transaction répétitive et comment traiter chaque occurence.
NOTE POUR LES COMPAGNIES DE GESTION Il est possible de créer une transaction répétitive pour une compagnie gérée à partir de l'interface de la compagnie de gestion. Vous n'avez qu'à associer la transaction à la compagnie gérée ou à l'un de ses immeubles. Vous devrez cependant traiter les transactions dans l'agenda de la compagnie gérée.
- Créer une transaction répétitive
- Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Transactions répétitives
- Sélectionnez si vous souhaitez associer les transactions à un immeuble ou à une compagnie en sélectionnant le point approprié. Dans le cas d'un immeuble, choisissez ensuite celui-ci dans la liste déroulante
- Appuyez sur le bouton Ajouter, situé dans le haut de la fenêtre
- Entrez un nom significatif. (Exemples : Assurances, Hypothèque, Prêts, etc.)
- Entrez ensuite les informations suivantes dans la section Distribution des transactions :
- Précisez la fréquence (Exemple : pour 1 fois par mois, vous allez inscrire 1 dans la case À tous les et vous sélectionnerez Mois dans le menu déroulant)
- Inscrivez les dates de débuts et de fins à l'aide des menus déroulants. Si la durée est indéterminée ou que vous voulez l'inscrire plus tard vous pouvez appuyer sur le bouton Indéterminé
- Assignez la transaction à un fournisseur si vous le désirez dans la section Lien avec le fournisseur pour rendre possible l'impression de chèque
Exemple : Standard Life
- Entrez les détails de l'écriture :
- Sélectionnez le compte dans lequel sera pris l'argent en l'inscrivant manuellement dans la case Compte ou en le sélectionnant dans la liste (cliquer sur la loupe munie d'un +)
Exemple : 1060 - Compte courant
- Inscrivez une description si vous le souhaitez
Exemple : paiement
- Inscrivez le montant, généralement au crédit
Exemple : 230 $ au crédit pour un paiement d'assurance
- Enregistrez l'écriture en cliquant sur la disquette bleue au bout de la ligne
Une balance apparait alors au bas de la fenêtre. Elle vous indique que présentement vos recettes et vos dépenses ne sont pas équilibrées. Vous devez alors corriger la situation.
- Sélectionnez le compte de dépense en l'inscrivant manuellement dans la case Compte ou en le sélectionnant dans la liste (cliquer sur la loupe munie d'un +)
Exemple : 5020 - Assurances
- Inscrivez une description si vous le souhaitez
Exemple : dépense assurance
- Inscrivez le montant, généralement au débit
- Enregistrez l'écriture en cliquant sur la disquette bleue au bout de la ligne
- Répétez l'un ou l'autre type d'écriture selon le cas à traiter
- Enregistrez la transaction répétitive en cliquant sur la disquette bleue dans le haut de la fenêtre
Pour modifier ou supprimer une transaction répétitive, consultez la procédure liée en bas de page.
- Traiter une transaction répétitive
- Allez dans l'Agenda de la compagnie dans laquelle se fait la transaction. Généralement, l'Agenda est ouvert par défaut dans le logiciel. Sinon, vous y avez accès en passant par le menu de gauche, Divers, Agenda
- Allez à la date où est planifiée la transaction répétitive
- Double-cliquez sur la mention Trans non-traitée
- Cochez la case Tous pour voir toutes les transactions répétitives non traitées
- Ajustez, si nécessaire, la période de traitement à couvrir
- Cochez dans l'encadré du bas la ou les transactions à traiter
- Cliquez sur le bouton Traiter les transactions sélectionnées
- Cliquez sur OK pour faire disparaître le message de confirmation
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