Chercher une procédure par mots clés.

1. Inscrire le nom abrégé de la compagnie
1. Allez dans le menu du haut, Renseignements, Compagnie, onglet Divers
2. Inscrivez un nom abrégé pour votre compagnie (ex. : Magex Tech)
3. Enregistrez et fermez


2. Spécifier les informations bancaires
1. Allez dans le menu du haut, Comptabilité, Opérations bancaires, Compte de banque
2. Inscrivez votre numéro de compte (cliquez sur le ? pour savoir quels chiffres entrer et dans quel format)
3. Entrez le prochain numéro de fichier dans le bas à droite de la fenêtre Compte bancaire

NOTE : Si c’est la première fois que vous effectuez la transmission de fichier, inscrivez 1 dans la case Prochain no de fichier. Cependant, si vous utilisiez auparavant un autre logiciel pour transmettre vos fichiers à votre institution financière, inscrivez le numéro auquel vous étiez rendu dans votre autre logiciel dans la case Prochain no de fichier.
4. Inscrivez le numéro d’organisme transmetteur pour paiements préautorisés à l'endroit prévu à cet effet. Veuillez vous informer auprès d'Otonom Solution pour connaître ce numéro
5. Inscrivez le numéro du centre de traitement des paiements (cliquez sur le ? pour savoir quel numéro porte votre institution financière)
6. Enregistrez et fermez


3. Obtenir l'approbation écrite des locataires
En effet, ce mode de paiement nécessite l'approbation écrite de chaque locataire concerné. Pour remplir le formulaire, Allez dans le Menu du haut Rapports, Locataire et sélectionnez Formulaire d'adhésion au débit préautorisé, sélectionnez ensuite l'appartement désirez sur la fenêtre de gauche et cliquez sur visualiser. Le formulaire serait remplié automatiquement par le système.

1. Allez dans le menu de gauche, Données, Locataire
2. Sélectionnez le locataire dans le menu déroulant
3. Allez à l'onglet Finances, dans la partie de droite Finance, vis-à-vis No de compte
4. Cliquez sur le ? pour valider la façon d'entrer le numéro de transit, celui de l'institution et celui du compte du locataire
5. Inscrivez les informations
6. Enregistrez et fermez

1. Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Perception, onglet Chèques postdaté et Paiement préautorisé
2. Sélectionnez dans l'encadré de gauche l'appartement et le bail concerné
3. Choisissez le compte de banque dans lequel l'argent sera déposé dans le menu déroulant à droite
4. Précisez qu'il s'agit d'une Paiement préautorisé
5. Inscrivez le nombre de retraits dans la case Nbre de retraits.
6. Inscrivez ensuite le montant du ou des paiements préautorisés à venir.

   NOTE : Le montant inscrit est celui de chaque paiement et non le total de ceux-ci.

7. Sélectionnez le signataire du ou des chèques dans la liste déroulante de Signataire.

   NOTE : Son numéro de compte apparaîtra automatiquement s'il a été inscrit dans sa fiche. Sinon, entrez le manuellement en vous fiant à l'exemple accessible via le ?

8. Précisez la date de début du ou des prélèvements dans la case Date de Début.
9. Choisissez la fréquence des versements dans la liste déroulante Fréquence.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer

NOTE : Si plus tard vous souhaitez savoir si les paiements préautorisés d’un futur locataire sont inscrit dans le logiciel, vous n’avez qu’à visualiser le rapport Paiements préautorisés pour locataires inactifs :

• Allez dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Facturation et perception, Paiement préautorisé
• Choisissez le rapport Paiements préautorisés par locataires
• Sélectionnez les baux inactifs
• Cliquez sur Visualiser

1. Allez dans le menu du haut, Autre, Services partenaires
2. Cochez activer le partenaire Otonom Solution
3. Cliquez OUI sur le message que s'afficherait sur l'écran et vous serez dirigé vers le site d'Otonom
4. Inscrivez vous chez Otonom et revenez sur Proprio Expert par la suite
5. Cliquez sur Terminer
6. Cliquez sur OUI sur le message de publication des données, vous serez alors dirigé vers la fenêtre Publication des données
7. Cliquez sur Synchroniser
8. Cliquez sur X pour fermer la fenêtre

1. Effectuer la facturation automatique (consultez la procédure à cet effet pour plus de détail)

NOTE :Lors de la facturation automatique, le logiciel encaissera les paiements préautorisés.

2. Générer le fichier pour Otonom Solution.

   Le fichier est à générer et à envoyer à Otonom Solution chaque mois. Demandez à Otonom à quel moment elle souhaite obtenir ce fichier pour vous assurer un dépôt en date du 1er du mois.

   Dans de rares cas, il est possible de prendre une entente avec Otonom pour qu'elle prélève les montants de façon automatique, sans que vous ayez à générer de fichier. Informez-vous auprès d'eux

1. Allez dans le menu du haut Comptabilité/Fichier de dépôt direct
2. Précisez le compte et la date des prélèvements
3. Cochez Transmettre le fichier à Otonom Solution
4. Cliquez sur Trasnmettre le fichier
3. Le fichier serait envoyez directement à Otonom Solution

Généralement, vous devez vous connecter aux solutions bancaires par internet de votre institution afin de lui transmettre le fichier. Avec Otonom l'envoi se fait directement lorsque vous cliquez sur Transmettre le fichier.

4. Vérifier si les paiements préautorisés d’un futur locataire sont inscrit dans le logiciel
• Allez dans le menu du haut, Rapports, Comptabilité, Facturation et perception, Paiement préautorisé
• Choisissez le rapport Paiements préautorisés par locataires
• Sélectionnez les baux inactifs
• Cliquez sur Visualiser

Pour voir les rapports en lien avec les paiements préautorisés, allez dans le menu du haut, Rapport, Comptabilité, Facturation et perception, Paiements préautorisés.

Refaites les étapes A et C pour chaque locataire ayant des paiements préautorisés.

Pour supprimer un paiement préautorisé, voir le lien ci-dessous.