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La compagnie de gestion peut refacturer une dépense à une compagnie gérée par le module de facturation manuelle.

Pour y parvenir, elle doit cependant adopter les pratiques suivantes lors de l'entrée des dépenses dans la compagnie de gestion :

• Lier chaque dépense à la compagnie gérée appropriée (ou à ses appartements ou immeubles).
• Entrer un montant total sans taxes lorsqu'il s'agit de dépenses non taxables comme les taxes municipales.

Voici la procédure à suivre pour refacturer les dépenses aux compagnies gérées.

1. Accéder au module de facturation manuelle
• Allez dans le menu de gauche, Comptabilité, Facturation, onglet Facturation manuelle
2. Refacturer une ou plusieurs dépenses
1. Sélectionnez la compagnie à refacturer dans le menu déroulant du haut
2. Sélectionnez la ou les dépenses à refacturer dans l'encadré de droite

NOTE : Vous avez la possibilité d'absorber les dépenses en cochant la case Absorber la/les dépenses.

Exemple d'utilisation : Une compagnie de gestion s'occupe de toutes les étapes comptables (facturation, perception, dépenses, débours), puis qu'elle déduit ses honoraires du montant résiduel et rend à la compagnie gérée seulement le bénéfice net.

Pour désabsorber une dépense, consultez la procédure à cet effet liée en bas de page.

3. Inscrivez la date de facturation
4. Attribuez un numéro de facture à la transaction
   Pour que le numéro de facture se génère automatiquement, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page
5. Ajoutez les frais de gestion si vous le souhaitez
• Cliquez sur l'icône présentant un tableau avec un crayon située à droite du montant dédié aux frais de gestion
• Entrez un descriptif (ex. : Frais pour Octobre 2009)
• Sélectionnez la méthode de calcul désirée (un montant arbitraire ou un pourcentage du montant de la dépense) en cliquant dans le point approprié
• Associez un compte de dépense pour la compagnie gérée (ex. : 5040 - Frais de gestion et d'administration
• Associez un compte de revenu pour la compagnie de gestion (ex. : 4220 - Autres revenus ou encore un compte de revenus spécifique créé pour comptabiliser les revenus de gestion pour plus de détails sur la façon de créer un compte comptable, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page)
• Cliquez sur Enregistrer
• Cliquez sur OK

NOTE : Une fois les frais de gestion enregistrés, vous avez la possibilité de les modifier ou de les supprimer tant que la facturation n'est pas complétée. Pour ce faire :

• Recliquez sur l'icône dédiée aux frais de gestion
• Sélectionnez les frais concernés dans l'encadré du bas
• Cliquez sur l'icône appropriée dans le coin inférieur droit, soit Supprimer (celle avec un x rouge) ou Modifier (celle avec un crayon écrivant des chiffres)
• Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer

OU

• Approuvez la suppression des frais en cliquant sur OUI
• Cliquez sur OK pour retourner à la fenêtre de facturation
6. Précisez la façon dont vous souhaitez comptabiliser le montant à percevoir en cliquant dans le rond approprié
   
   Si vous souhaitez comptabiliser cette refacturation comme un revenu, sélectionnez le compte où sera comptabilisée la facturation
7. Imprimez la facture en cliquant sur la petite icône blanche située à gauche du bouton Facturer
8. Cliquez sur Facturer

Vous pouvez générer deux modèles de factures pour les compagnies gérées : sommaire ou détaillée. Suivez les indications de la procédure liée en bas de page afin de préciser votre préférence.

3. Percevoir le montant facturé

Vous n'avez qu'à aller dans la fenêtre perception automatique, sélectionner la compagnie gérée dans le menu déroulant et effectuer la perception comme à l'habitude. Pour plus de détails sur la façon de faire, veuillez consulter la procédure à cet effet liée en bas de page.

NOTE : Vous n'avez pas besoin d'aller traiter ces éléments dans la compagnie gérée puisque les écritures s'y font automatiquement.