En plus de vous faire générer vos avis de renouvellement, la procédure suivante vous permettra de gérer efficacement la réponse de vos locataires et d'ensuite reconduire vos baux en masse.
- Générer les avis de renouvellement
- Allez dans le menu de gauche, Divers, Lettres et avis
- Choisissez le type de lettre Avis de renouvellement pour modifier le modèle par défaut, voyez la procédure détaillée dans les liens ci-dessous.
- Allez dans l'onglet Liste d'envoi
- Choisissez les locataires à qui vous enverrez un avis de renouvellement
- Inscrivez le nom d'un signataire si la personne qui s'occupe de gérer les réponses est une autre personne que le propriétaire
- Cochez la case Imprimer les étiquettes si vous souhaitez le faire
- Cliquez sur Visualiser
- Répondez OUI à la question Voulez-vous enregistrer cette liste d'envoi pour pouvoir gérer la réponse des locataires par la suite ?
- Nomez votre liste d'envoi exemple : renouvellement juillet 2009
- Cliquez OK pour l'enregistrer
- Répondez OUI à la question Voulez-vous enregistrer ces lettres dans le dossier des locataires? Si vous souhaitez garder la trace de cet envoi et le réimprimer ultérieurement.
- Inscrire la réponse des locataires
- Allez dans le menu du haut, Divers, Réponse des locataires
- Sélectionnez la liste d'envoi dans le menu déroulant
- Sélectionnez un locataire
- Inscrivez la date à laquelle le locataire vous a répondu
- Choisissez la réponse du locataire
- Ajoutez un commentaire si vous le désirez comme le numéro de confirmation de livraison recommandée
- Cliquez sur le bouton Enregistrer la réponse
- Répétez les mêmes opérations pour tous les locataires de la liste d'envoi
NOTE L'important, c'est de spécifier les locataires ayant Refusé les modifications et les locataires qui Quitteront leur logement. Il n'est pas obligatoire de spécifier les réponses positives.
- Lorsque toutes les réponses négatives (et positives si vous voulez) ont été enregistrées et que le délai de réponse de 30 jours est écoulé, cliquez sur le bouton Reconduire les baux de la liste d'envoi.
ATTENTION Ne pas reconduire la liste des baux aura un impact sur les rapports de location car les baux de la liste resteront en suspend tant et aussi longtemps que le bouton « Reconduire les baux de la liste d’envoi » n'aura pas été utilisé.
- Gérer les refus des modifications
Une fois les baux reconduits, il vous reste à gérer les réponses Refus des modifications. Proprio Expert ne compte pas encore de fontion permettant d'automatiser ce processus. Vous devrez donc effectuer certaines opérations manuellement.
- Ajoutez un rappel à l'Agenda pour ne pas dépasser le délai de 30 jours pour trouver un terrain d'entente ou pour soumettre le dossier à la Régie
- Allez dans le menu de gauche, Divers, Litige
Si vous utilisez à nouveau le module Réponse des locataires, vous n'aurez pas d'historique de réponse du locataire.
- Ajoutez un litige en cliquant sur Ajouter
- Identifiez le litige exemple: Nom du locataire - Refus des modifications
- Sélectionnez l'immeuble et l'appartement concernés
- Ajoutez un locataire impliqué en cliquant sur la loupe avec un +
- Allez dans l'onglet Historique
- Cliquez sur Ajouter pour faire le suivi des événements en les ajoutant
L'avantage est que si vous devez vous rendre à la Régie, votre dossier sera déjà créé.
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